Secretárias remotas valem a pena? E se forem integradas a um recurso omnichannel exclusivo? Não sabe como isso é possível? Nós explicamos tudo para você, desde o conceito aos benefícios, bem como a melhor solução para resolver seus problemas de atendimento. Boa leitura!
O que são secretárias remotas?
As secretárias remotas são trabalhadoras independentes que auxiliam na administração, desenvolvimento de negócios, mídia social, marketing ou outras tarefas. Ao assumir tarefas recorrentes e trabalhos administrativos, elas liberam tempo para proprietários de pequenas e médias empresas, empresários e gerentes.
As secretárias remotas se tornaram incrivelmente populares entre as pequenas empresas na última década porque são uma força de trabalho flexível. Uma assistente virtual pode ser em tempo parcial ou integral, dependendo de seus requisitos.
Além disso, é mais fácil integrar uma assistente em tempo integral em fluxos de trabalho regulares e obter maiores benefícios. Uma secretária remota em tempo integral estará melhor posicionada para aprender qualquer aplicativo de software especial de que você precise, desenvolver relacionamentos cordiais com colegas de trabalho e clientes, bem como crescer com você conforme o negócio também cresce.
Algumas assistentes virtuais trabalham como freelancers independentes, por exemplo. Outras fazem parte de uma empresa ou agência que você contrata para fornecer uma força de trabalho flexível, como na Recepção Virtual.
Benefícios das secretárias remotas
De fato, as secretárias remotas podem fazer muito para aumentar a produtividade do seu negócio.
Pense desta forma: a maneira como um proprietário gasta seu tempo pode ser o maior fator para o sucesso do negócio. Portanto, os proprietários de negócios (e os principais gerentes) precisam gastar seu tempo em atividades de alto valor.
Uma assistente virtual executa uma variedade de tarefas. Isso vai desde o agendamento de compromissos até a triagem e resposta a e-mails. Sem dúvida, o agendamento e os e-mails são apenas a ponta do iceberg. Afinal de contas, se algo pode ser feito online, uma assistente virtual provavelmente poderá fazê-lo.
O que as secretárias remotas geralmente fazem?
Gerenciar sua agenda, profissional e pessoal, é um dos maiores desafios do empreendedor. Desde o fornecimento de lembretes ao agendamento de compromissos, as assistentes virtuais podem tornar isso mais fácil para você. Afinal, elas:
1. Coordenam e agendam chamadas e compromissos
Isso por si só normalmente economiza cerca de 10 horas por semana para os proprietários e os impede de fazer essas tarefas que não gostam. A chave é dar ao seu assistente regras sobre quando e como agir. As secretárias virtuais também agendam ligações para alguns membros da equipe.
2. Confirmam os compromissos
Uma prática recomendada é fornecer ao assistente virtual uma lista de compromissos a serem confirmados, como os compromissos do dia seguinte. Isso elimina a perda de tempo quando a outra parte se esquece ou espera até o último minuto para cancelar.
3. Fornecem lembretes sobre chamadas e compromissos
Há momentos em que você pode esquecer de fazer uma ligação, especialmente quando estiver fora do escritório ou em reuniões consecutivas. A secretária remota pode ligar ou enviar uma mensagem de texto alguns minutos antes para garantir que você não se esqueça.
4. Reprogramam chamadas e compromissos
Embora você possa tentar evitá-lo, às vezes é necessário reagendar. Sua secretária virtual pode cuidar disso para você.
5. Avisam outras pessoas sobre mudanças no cronograma
A assistente virtual também avisará a outra parte e confirmará o horário reprogramado.
6. Economizam tempo
Pode ser difícil para os empresários dizer “não” a alguém que quer se encontrar para tomar um café para “conversar”. A secretária remota pode fazer esse “trabalho sujo”.
7. Enviam e mantêm uma “lista pendente”
A cada semana, as assistentes virtuais podem enviar a você uma lista de pessoas que não responderam a solicitações de agendamento de reunião ou chamada para que você saiba quando precisa se envolver.
Gerenciamento e comunicações de e-mail e contato
Se você está enterrado sob uma tonelada de e-mails – ou se precisa de alguém para atualizar sua lista de contatos –, as secretárias remotas podem ser a solução. Afinal de contas, uma boa secretária remota pode economizar horas fazendo as seguintes atividades:
1. Tela de e-mails
Com base nas regras que você definir, as secretárias excluirão, responderão, encaminharão ou sinalizarão e-mails.
2. Adicionar pessoas aos contatos
Quando você tem uma ligação, reunião ou alguma outra forma de envolvimento com alguém novo, a assistente virtual pode adicionar os detalhes dessa pessoa aos seus contatos.
3. Atualizar as informações das pessoas para os contatos
Às vezes, o número de telefone de um contato ou outras informações não são conhecidos imediatamente. Uma secretária remota podem adicionar informações aos contatos assim que estiverem disponíveis, digamos, a partir de uma assinatura de e-mails.
Tarefas de telefone
Se você precisar de algum trabalho básico de recepcionista ou de interações por telefone, uma assistente remota pode fazer certas tarefas. Algumas delas estão destacadas em seguida.
1. Desempenhar funções básicas de recepcionista
Ao receber chamadas importantes que você pode não estar disponível para atender, as chamadas são encaminhadas para a secretária virtual.
2. Transcrever correios de voz
Como a maioria dos correios de voz agora podem ser recebidos por e-mail, eles são encaminhados à secretária para transcrição. Assim como todas as atividades de acompanhamento necessária.
Qual a relação das secretárias remotas com o atendimento omnichannel?
O atendimento omnichannel é projetado para abordar a maneira como os compradores modernos fazem contato e fornecer a eles uma experiência consistente do início ao fim.
Isso é ótimo para o cliente. Portanto, isso é ótimo para os negócios. Mas os benefícios do atendimento omnicanal também são internos.
Então, o que é atendimento omnichannel, exatamente? É importante entender isso antes de entrar no cerne das coisas.
O atendimento omnichannel é uma abordagem de vendas que se preocupa com a experiência do cliente em cada canal de contato – mídia social, e-mail, chat no site, WhatsApp, Messenger e qualquer outro que você possa usar – e como os clientes fazem a transição entre cada canal à medida que precisam de atendimento.
Idealmente, um cliente deve ser capaz de iniciar um contato via WhatsApp, por exemplo, e poder continuar esse contato através de outro canal de comunicação, como o e-mail, de forma linear, sem que precise fornecer novamente qualquer tipo de dado ou informação.
O que uma plataforma de atendimento omnichannel faz é exatamente isso: centraliza todos os dados e informações de contato em um único local, fornecendo uma experiência de atendimento fluida, completa e eficaz.
Vejamos, em seguida, alguns benefícios do atendimento omnichannel.
1. Integrar análises de desempenho de atendimento
Com a antiga abordagem de atendimento, as análises de desempenho de cada canal eram armazenadas individualmente. Os dados de cada canal não interagiam ou influenciavam as ações dos outros canais.
O atendimento omnichannel reúne todos os seus canais de contato e combina seus fluxos de dados para que você possa facilmente obter uma visão estratégica de seus esforços de desempenho em atendimento, ter uma abordagem mais holística para o marketing e fomentar uma cultura colaborativa em seus departamentos.
Ele também permite que você acompanhe com mais precisão o comportamento do cliente e veja com quais canais os compradores estão interagindo antes de realmente fazerem uma compra ou contratarem um serviço, para que você possa alocar melhor seu orçamento de marketing e reduzir custos.
2. Simplificar a logística e o atendimento ao cliente
Assim como as secretárias remotas, o marketing omnichannel visa simplificar a logística e o atendimento ao cliente. Como a comunicação omnichannel melhora a análise do comportamento do comprador, ela também ajuda a identificar a melhor maneira de atender às necessidades do cliente e prever os requisitos de estoque.
Digamos que você esteja recebendo muitas conversões de anúncios do Facebook que visam um estado ou região específica, por exemplo. Assim, você pode rastrear isso e mover proativamente o estoque para seus locais físicos nessa área para melhorar a experiência dos clientes que fazem pedidos online e recebem pessoalmente.
3. Oferecer uma experiência de atendimento completa
As pessoas têm mais probabilidade de fazer uma compra ou fechar um negócio quando são bem atendidas. Hoje em dia, “atender bem” não é apenas ser cordial e eficiente. É preciso ir além. É preciso entender como o consumidor se comporta e atendê-lo de forma integrada.
O atendimento omnichannel ajuda você a manter os clientes em contato com sua empresa até o momento da conversão e também no pós-venda. O que importa é que seus clientes serão atendidos de maneira muito mais organizada e fluida.
4. Obter mais vendas
No final das contas, esse é o propósito que importa, certo?
Com a secretária remota e o atendimento omnichannel, você pode oferecer uma experiência de atendimento sem atritos. As pessoas gostam que as coisas sejam fáceis. O atendimento omnichannel, aliado ao toque humano da secretária remota, torna mais fácil e conveniente para os clientes serem atendidos e, naturalmente, concluírem uma compra.
No final das contas, o atendimento omnichannel é uma evolução natural do atendimento, com base na maneira como os clientes se comportam.
Então, como a Recepção Virtual abrange secretárias remotas com uma integração omnichannel exclusiva?
Integração exclusiva
Primeiramente, a Recepção Virtual é uma startup que oferece o serviço de secretárias virtuais para negócios. Mas, diferentemente de outros serviços que você possa encontrar, não fazemos isso apenas designando pessoas para atender o telefone para você.
Nossa startup tem um processo moderno e eficiente de atendimento que conta com ferramentas omnichannel totalmente integradas para transformar as experiências de seus clientes.
A Recepção Virtual é uma empresa jovem, moderna e que acredita que o tempo é um dos bens mais preciosos das pessoas. Por isso, valorizamos o seu tempo ao disponibilizar uma plataforma humanizada, ágil e eficiente de atendimento.
Nosso maior diferencial é oferecer o serviço de secretárias virtuais aliado a uma plataforma de atendimento omnichannel, integrando de forma completa os contatos da sua empresa.
A equipe da Recepção Virtual é formada por uma equipe apaixonada por inovação, comprometida com o sucesso dos clientes e treinadas para oferecer o melhor atendimento possível.
Tratar bem os clientes é essencial no mundo dos negócios, especialmente nos primeiros contatos. Por isso, deixar de atender o telefone (ou demorar para atendê-lo) pode ser fatal para a sua empresa. Além disso, prestar um bom atendimento pode fazer a diferença entre fechar um negócio ou não.
A Recepção Virtual resolve esses dois problemas:
- A indisponibilidade;
- A falta de um bom atendimento.
Essas, inclusive, são duas das maiores queixas de quem está procurando um serviço, produto ou está interessado em um contato comercial.
Para quem a Recepção Virtual foi criada?
- Empresas que recebem muitas ligações diariamente;
- Negócios que não podem perder um contato telefônico;
- Empresários que não estão sempre disponíveis ou que gostariam de não lidar com ligações com frequência;
- Organizações que estão precisando cortar custos e economizar com atendimento;
- Escritórios médicos, de advocacia, de tecnologia e de outros segmentos que prestam serviço e necessitam do trabalho eficiente de uma secretária;
- Grandes, pequenas e médias corporações que querem modernizar o seu atendimento e sentem que podem melhorar nesse aspecto;
- Profissionais liberais ocupadíssimos com o seu trabalho, mas que também não podem dispensar uma ligação importante;
- Companhias que estão crescendo, mas não conseguem acompanhar o volume de contatos que recebem;
- Profissionais como esteticistas, manicures e designers de sobrancelhas que precisam reduzir custos e aumentar conversões.
Uma ótima alternativa no contexto atual
Hoje, boa parte da sociedade está sendo obrigada a manter certo isolamento social por conta da pandemia da COVID-19.
Nesse contexto, contar com um serviço de secretárias virtuais é uma ótima alternativa para manter a empresa funcionando em tempos de crise.
Os profissionais envolvidos nesse setor já estão acostumados a trabalhar no regime home office com produtividade e foco na entrega de resultados.
A Recepção Virtual é um excelente serviço para contornar a crise do novo coronavírus. Ou seja, a startup oferece um serviço de secretárias virtuais que é eficiente e que pode resolver muitos problemas para a sua empresa, usando para isso uma integração de todos os canais de comunicação.
Uma solução exclusiva e um diferencial que pode, sem dúvida, revolucionar o seu negócio a partir de secretárias remotas e plataforma omnichannel integrada. Clique aqui e conheça nossas soluções!
