Algumas profissões estão crescendo e se mostrando uma excelente oportunidade no mercado de trabalho. Ser secretária virtual é uma delas.
Trabalhar de casa, atender clientes de nicho variados, e estar presente em um mercado que só aumenta, essas são algumas vantagens desta profissão.
Mas você conhece o que é preciso para adentrar nesse mercado ? Neste artigo vamos passar por alguns pontos fundamentais.
Se interessou? Porém, você não sabe exatamente o que faz uma secretária virtual. Vamos começar pelo início.
O que faz uma secretária virtual:
De forma simplificada, a secretária virtual é uma secretária que realiza suas funções de forma remota, podendo ser compartilhada entre vários clientes.
Sendo assim, uma secretária virtual realiza praticamente as mesmas funções de uma secretária presencial, porém sem sua presença física junto ao empregador.
Ou seja, a secretária virtual atende clientes seja por telefone, aplicativos de mensagens, redes sociais. Organiza e gerencia a agenda de atendimentos e pagamentos. Realiza pagamentos. Faz contato com fornecedores, executa pagamentos, faz pós venda.
Com isso, podemos concluir que uma secretária virtual precisa ser organizada, pró ativa, empática, saber se comunicar de forma escrita e falada. Além disso, a secretária virtual precisa estar focada nos objetivos de cada empresa que atende, conhecer suas metas e seus clientes.
Quais conhecimentos e cuidados são necessários para se tornar uma secretária virtual
Conhecimentos da língua portuguesa
Uma secretária virtual terá contato com muitas pessoas, seja de forma falada seja de forma escrita. De clientes a fornecedores e parceiros de negócios da empresa para a qual você trabalhará.
Então, é necessário ter um conhecimento adequado da língua portuguesa, conhecer as novas regras de ortografia e gramática. Busque cursos rápidos, que tenham dicas práticas e esteja sempre disposta a aclarar suas dúvidas caso surjam no momento da escrita.
Cuide da voz e da dicção
Se fazer entender de forma clara e com uma sonoridade adequada é vital para quem trabalha atendendo a clientes, especialmente quando a voz é tudo que se tem para passar informações e empatia.
Sendo assim, é importante cuidar de sua voz e da dicção. Treine em frente ao espelho, grave sua própria voz e avalie a qualidade da sonoridade. Cuide das cordas vocais. Faça aquecimentos e treinamentos de voz. Além disso, se achar adequado, converse com uma fonoaudióloga.
Organização é fundamental para uma secretária virtual
A secretária virtual será responsável por organizar e gerir a agenda dos seus clientes. Entretanto, não há como não ser ela mesma organizada. Utilize boards de papel ou virtuais. Separe o material de cada cliente. Tenha sempre em vista o que é necessário para cada um dos negócios deles.
Dicas de usar cores diferentes ou outros métodos que facilitem a visualização são sempre uma boa técnica a serem utilizadas. Crie seus métodos para cada etapa do atendimento. Ter algumas respostas padrões facilitam a esquematização mental e categorização da etapa em que cada atendimento está.
Entenda minimamente de marketing digital
Como será responsável por interações e respostas em redes sociais e muitas vezes também responsável por alimentá-las, não há como escapar de estudar o comportamento de cada rede.
É necessário saber um pouco de finanças
Para ser uma secretária virtual você não precisa ser uma expert em matemática financeira. Contudo, como lida com pagamentos e recebimentos dos seus clientes, conhecimentos básicos são um grande diferencial.
E principalmente quando se trata de atender a empresas menores, onde os setores se misturam, e a secretária atua na organização de tabelas de fluxo de caixa. Todavia, não se assuste, não é necessário ser formada em contabilidade para realizar esse trabalho. Com conhecimentos básicos e organização é possível fazer um bom trabalho.
Busque cursos e vídeos online que poderão te dar um suporte nesse quesito.
Encontre uma empresa consolidada no mercado de terceirização de secretária virtual
Como secretária virtual você poderia trabalhar por conta própria, encontrar seus clientes de maneira independente. Entretanto, trabalhar para uma empresa de terceirização encurtará essa busca por clientes e te dará maior segurança.
Captar clientes em qualquer negócio cria um gargalo nos rendimentos, sendo assim, se a empresa de terceirização for a responsável por esta etapa, você já sairá a frente do restante dos profissionais da sua área.
Faça contato com a Recepção Virtual. Uma empresa especializada em atendimento ao cliente. Que possui soluções modernas e eficientes para trazer ganhos para você.
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Uma empresa de terceirização de atendimentos responsável e moderna como a Recepção Virtual poderá atendê-lo como precisa.
