O QUE É UMA SECRETÁRIA VIRTUAL?
Secretária virtual é considerada uma das profissões do futuro. É uma forma que vem se tornando cada vez mais frequente de se contratar uma secretária. Sendo que os nichos são os mais variados, de empresas, grandes à micros, até blogueiras e youtubers. Mas, afinal quem são e o que fazem?
Essas pessoas são profissionais liberais, que muitas vezes, trabalham como “freelancers”. Podem receber por trabalho, por semana, quinzena ou mês. Isso deve ser acordado previamente entre as partes envolvidas.
O QUE UMA SECRETÁRIA VIRTUAL PODE FAZER?
Elas podem exercer atividades diversas, desde de execução de atividades administrativas, gerenciamento de emails à pagamentos de fornecedores e colaboradores. Outras funções estão realizadas às cobranças, daqueles que estão em débito com a sua empresa, pode também fazer chamadas ativas para seus clientes em nome da sua empresa. Além de manter o monitoramento do Whatsapp e de outros canais de atendimento. Garantindo assim, um atendimento padronizado em termo de qualidade, ao mesmo tempo em que é personalizado ao seu cliente.
Há outras as coisas que também podem ser feitas por elas, como: Auxiliar aos visitantes e colaboradores da sua empresa em alguns pontos, por exemplo, a pré-agendar reuniões e a notificar a chegada ao escritório ou consultório desses. Além disso, podem ser realizados os cadastros de visitantes. Uma outra coisa que pode ser feita é facilitar a entrada em um prédio ou estabelecimento.
COMO CONTRATAR- PARTE 1
O primeiro ponto a ser abordado é o “script” de atendimento. Pois, esse será a forma que irão recepcionar as chamadas dos seus clientes. E por quê isso é importante? Porque assim, você ajuda a nortear o profissional assistente que vai lhe ajudar. E dessa forma o atendimento será o mais padronizado possível.
Um segundo ponto é a criação de um email de contato. Pois, é assim que o seu cliente fará contato com você. Através desse canal de atendimento.
E por último, mas não menos importante. Você precisa divulgar o seu número de atendimento e direcionar as chamadas para a empresa escolhida para lhe auxiliar.
COMO CONTRATAR- PARTE 2
Depois de identificadas as tarefas que podem ser executadas por elas, deve- se então delegá-las. Para uma boa execução delas é preciso definir quais as habilidades que você precisa no seu assistente. Isso inclusive deve ser conversado antes de firmada oficialmente a parceria.
Pontos que devem se descritos de forma clara ao assistente: Qual o trabalho que deve ser feito, o que vai ser necessário para executá-lo, quais detalhes são essenciais e devem ser observados com mais atenção. Além disso, deve ser definido e acordado um prazo de entrega.
Ao orientar, sempre o mais claro e direcionado possível. Evite ser muito amplo e pouco específico nas suas considerações.
HÁ UM BOM CUSTO BENEFÍCIO?
Concluindo, possuir uma assistente virtual pode ser excelente para sua empresa. E pode apresentar um excelente custo benefício, se comparado ao de uma assistente física que é unicamente contratada por você. Além disso, pode ajudar você a evitar sobrecargas e a melhorar seu vínculo com seu Cliente. Sendo assim, pode melhorar a sua lucratividade!
