Nesse dia da secretária venha com a gente para entender um pouco do trabalho de uma secretária remota.
Dia 30 de setembro é comemorado o dia da secretária. Primeiramente gostaríamos de dar os parabéns para a nossa equipe de secretárias remotas. Nós, da Recepção Virtual, entendemos como esse trabalho é de vital importância para o crescimento e organização de todas as empresas, inclusive a nossa!
Quais atribuições de uma secretária remota?
Os serviços executados por uma secretária remota, hoje em dia, vão muito além das atribuições que a função exigia, ela passou a ser a primeira parte da experiência do seu cliente com a empresa.
Sendo assim, é uma função essencial dentro da corporação. É de extrema importância que ela esteja alinhada com as diretrizes que sua empresa quer passar para o cliente.
A secretária remota deixou de ser somente uma organizadora de agendas, ela é capaz de auxiliar em toda parte administrativa da sua empresa ou consultório. Além disso, por ser um serviço terceirizado e muitas vezes ser responsável por mais de uma empresa, ela precisa ser muito mais ágil e experiente no trato com clientes e fornecedores.
E para que essa parceria seja eficaz, saiba quais funções podem ser delegadas a ela.
Administrar agenda é um dos papeis da secretária remota:
Essa é uma das tarefas mais antigas de uma secretária, e não por isso, menos importante. Um bom contato com o cliente nesse primeiro momento, é primordial para que ele realmente deseje seu atendimento. E ainda fazer a confirmação, lembrando as datas dos agendamentos é vital para a entrada de caixa.
Atender telefonemas:
Esta é uma tarefa importante, pois a secretária remota será seu intermediário com clientes e fornecedores. Uma boa fala, com a dicção correta, e de forma simpática é essencial. Do mesmo modo como é importante que ela tenha todas as informações necessárias para realizar esses contatos, fornecendo respostas consistentes às dúvidas de clientes e fornecedores.
Gerenciar emails e whatsapp:
Na contemporaneidade, estamos presentes em muitas formas de contato com os clientes, mensagens chegam por e-mails, mensagem de aplicativos no celular, redes sociais, e não podemos deixar passar nenhum contato com nossos clientes, uma vez que ninguém está disposto a esperar muitos dias por uma resposta. Desta forma, ter alguém gerenciando as mensagens e dando o primeiro suporte, é uma forma de começar bem o relacionamento com o cliente.
Redigir contratos também é secretária remota:
Tarefas burocráticas e administrativas, como redigir contratos também podem ficar a cargo de uma secretária remota de confiança. O que poupa muito o tempo do gestor para realizar suas atividades fins com mais atenção e eficácia.
Atendimento 24hs:
Dependendo do pacote de serviço que você contrata com a empresa que irá te fornecer a secretária virtual, você pode ter acesso a uma secretária 24 horas por dia, o que te deixará ainda mais tranquilo, evitando que perca clientes por falta de atendimento nos fins de semana ou feriados, por exemplo.
Compra de insumos necessários para sua empresa:
Uma tarefa que parece simples, mas exige expertise em negociações. Saber qual o melhor custo x benefício, os melhores fornecedores ou negociar prazos para pagamentos são atribuições que uma secretária moderna deve saber executar. E as secretárias remotas da Recepção Virtual têm todas essas qualidades.
Realização de atas de reuniões:
Uma ata mal redigida pode gerar dúvidas em relação às deliberações feitas em uma reunião. Ter um português impecável e boa escrita, com fácil compreensão é primordial para não abrir brechas a essas dúvidas.
Com tudo exposto, concluímos que vale mesmo dar os parabéns a esse grupo de profissionais tão fundamentais nos negócios modernos, não é verdade?
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