Secretária Virtual ou secretariado remoto ou até assistente virtual é o nome do profissional que atende aos clientes da sua empresa remotamente, por um custo mensal ou por horas pré-definidas. É uma boa saída para as empresas que estão iniciando os seus negócios. Muitas precisam de secretariado, mas não podem investir contratando um profissional exclusivamente para sua empresa.
No momento atual que vivemos. A era do “home office”. Isso vem totalmente de encontro com a realidade que nós estamos tendo que nos adaptar.
SECRETÁRIA VIRTUAL: ATIVIDADES MAIS COMUNS
As 07 categorias principais de ação do assistente remoto são:
- Executar de atividade administrativas;
- Gerenciar emails e correspondências;
- Pesquisar fornecedores e gerenciar os pagamentos que devem ser feitos;
- Realizar atividade de cobrança, para os que tem débitos à pagar com a sua empresa;
- Fazer ligações ativas em nome da empresa aos seus clientes;
- Realizar acesso e manter monitoramento ao Whatsapp;
- Atendimento personalizado ao cliente.
COMO FUNCIONA E SUAS VANTAGENS?
A sua secretária te ajuda a se focar no seu pareto, naquilo que é realmente importante para você. Sendo assim, você pode delegar à ela algumas funções. Isso ajuda a evitar que você se sobrecarrregue.
Depois de identificadas as tarefas que podem ser executadas por elas, deve- se então delegá-las. Para uma boa execução delas é preciso definir quais as habilidades que você precisa no seu assistente. As habilidades podem variar entre os diversos setores empresariais.
Existem setores em que o relacionamento interpessoal e boa comunicação é primordial, no caso de um atendimento ou suporte ao cliente, por exemplo.
O secretário/assistente virtual trabalha de acordo com as demandas e de maneira específica de modo à saná-la. Por isso, você precisa ter clareza no pedido de como o serviço deve ser executado.
Pontos importantes que garantem uma padronização e a qualidade de um serviço de secretariado virtual: Descreva sobre qual o trabalho que deve ser feito, o que vai ser necessário para executá-lo, quais detalhes devem essencialmente ser observados e defina o prazo de entrega.
Não passe ao seu assistente informações muito gerais, amplas ou pouco direcionadas. Ao invés disso economizar o seu tempo, vai gastá-lo ainda mais, tentando readaptar o trabalho.
Em relação ao serviço em si, é importante acompanhar, se for o caso. Mas, principalmente, conferir e dar o “feedback” ao seu assistente é essencial! É importante programar uma pausa de tempo entre um trabalho e outro para eventuais problemas que possam vir a surgir. Sobre o “feedback”, isso aumenta a assertividade nos próximos trabalhos executados.
COMO FUNCIONA O PAGAMENTO AO ASSISTENTE?
Como o trabalho é feito por profissional freelancer, isso significa que o pagamento é por trabalho demandado. Os valores vão depender do perfil da empresa, do tipo de trabalho e de quem é o assistente contratado. São possíveis vários tipos de negociação, tanto pelo serviço isoladamente, quanto por um pacote de serviços ou até pelas horas que foram trabalhadas. A frequência do pagamento também depende do acordado previamente feito, podendo ser mensal, semanal ou até por diária, por exemplo.
QUAL A CONCLUSÃO SOBRE O CUSTO BENEFÍCIO DA SECRETÁRIA VIRTUAL?
Dependendo do perfil da sua empresa e da demanda que você possui, pode sim ter um bom custo benefício. Por isso, antes de tudo, é importante refletir sobre o objetivo, meta e público a qual destina seu serviço ou produto, antes de tomar essa decisão!
Espero ter lhe ajudado! Até a próxima!
